CONTOH INTEROFFICE MEMO JAWABAN

NOBITA & NARUTO Advocates and Legal Consultants

BUKAN DOKUMEN ASLI  Untuk Kepentingan Akademis

INTEROFFICE  MEMO

Kepada                  :        GMS

Dari                       :        YSM

C.C.                      :        RR

Tanggal                 :        13 April 2006

Klien                     :        Ir. Siswadi

No. Klien-Kasus     :        092-003

No. Memo              :        25/IV/2006

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan tugas yang diberikan kepada saya maka dengan ini saya sampaikan hasil riset dari beberapa peraturan, buku literatur, dan lapangan; sebagai berikut:

A.   Permasalahan

1.   Tata cara legalisasi Surat Kuasa yang diberikan di luar negeri untuk digunakan di Pengadilan Negeri (dalam perkara ini diberikan di Canbera, Australia);

2.   Tata cara pemanggilan salah satu pihak berperkara yang berdomisili di luar negeri.

B.   Bahan Riset

1.   Konvensi Wina Tahun 1963 tentang Hubungan-Hubungan Konsuler Berikut Protokol Masing-Masing;

2.   Website Kedutaan Besar Indonesia (KBRI) di Canbera, Australia (www.KBRI.org.au)

3.   Het Herziene Indonesich Reglement (H.I.R)

4.   Buku Literatur:

a.    M. Yahya Harahap; Hukum Acara Perdata; Penerbit Sinar Grafika-Jakarta, Cetakan ketiga – Desember 2005;

b.    Darwan Prints, S.H.; Strategi Menangani Gugatan Perdata; Penerbit PT Citra Aditya Bakti-Bandung. 2002; dan

c.    Ny. Retnowulan Sutantio dan Iskandar Oeripkartawinata; Hukum Acara Perdata dalam Teori dan Praktek; Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung 2002;

5.   Wawancara dengan Panitera Pengadilan Negeri Jakarta Pusat, Hendro Cahyono, S.H., pada tanggal 11 April 2006 pukul 14.30 WIB s.d 15.25 WIB.

C.   Hasil Riset

1.   Mengenai Tata Cara Legalisasi Surat Kuasa Khusus yag diberikan di Luar Negeri, dalam hal ini di Canbera, Australia.

Legalisasi atau sertifikasi merupakan tindakan pengesahan dokumen resmi yang dilakukan oleh Pejabat Indonesia yang berwenang termasuk perwakilan Republik Indonesia di luar negeri. Legalisasi yang dilakukan oleh Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri hanya merupakan pengesahan tandatangan dan cap, sedangkan terhadap isi dokumen perwakilan Republik Indonesia di luar negeri tidak bertanggung jawab sama sekali.

Surat Kuasa Khusus yang ditandatangani di luar negeri, maka sedemikian dianggap dibuat di luar negeri, apabila akan dipergunakan untuk kepentingan beracara di pengadilan-pengadilan di wilayah Indonesia, maka harus dilegalisasi terlebih dahulu di KBRI yang berada di negara tempat Surat Kuasa Khusus tersebut ditandatangani. Hal ini diatur dalam Pasal 5 huruf f Konvensi Wina Tahun 1963 tentang Hubungan-Hubungan Konsuler Berikut Protokol Masing-Masing.

Dalam melakukan legalisasi Surat Kuasa Khusus di KBRI tersebut, diperlukan tata cara atau syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi. KBRI di Australia menentukan tata cara dan syarat-syarat sebagai berikut:

a.    Asli Dokumen Surat Kuasa Khusus yang tertulis di atas kertas segel atau kertas bermaterai dimana Surat Kuasa Khusus tersebut mencantumkan alamat pihak pemohon legalisasi di negara tempat Surat Kuasa Khusus tersebut ditandatangani serta nomor paspor pemohon. Tanda tangan pemohon dalam asli dokumen Surat Kuasa Khusus yang akan dilegalisasi diharuskan berada di atas/menyentuh materai;

b.    Menunjukkan driver’s lisence/Medicare Card/Pansion Card milik pemohon legalisasi;

c.    Menyerahkan photocopy Pasport RI yang masih berlaku dengan menunjukkan Pasport asli kepada petugas KBRI; dan

d.   Membayar biaya per-dokumen dalam bentuk money order kepada KBRI yang berkedudukan di negara tempat Surat Kuasa Khusus tersebut ditandatangani.

2.   Mengenai Tata Cara Pemanggilan Salah Satu Pihak Berperkara yang Berdomisili atau sedang berada di Luar Negeri.

Bahwa tempo jangka waktu pemanggilan sidang dengan hari sidang telah ditetapkan, harus dipertimbangkan menurut jarak antara tempat kedudukan pihak yang berperkara dengan tempat Pengadilan Negeri dimana sidang akan dilaksanakan. Dalam waktu menentukan jangka waktu tersebut dipersyaratkan tidak boleh kurang dari 3 (tiga) hari kerja. (vide. Pasal 122 HIR).

Apabila pihak berperkara berada di Luar Negeri, maka tata cara pemanggilan sidang yang dilakukan adalah hakim meminta kepada Juru Sita atau Panitera untuk menyampaikan Surat Panggilan sidang kepada Departemen Luar Negeri Republik Indonesia (DEPLU-RI), selanjutnya DEPLU-RI mengirimkan Surat Panggilan kepada KBRI yang berkedudukan di negara tempat Pihak berperkara yang dipanggil berada atau berkedudukan. Selanjutnya petugas KBRI menyampaikan kepada Pihak yang bersangkutan, sedangkan relas Surat Panggilannya akan dikirimkan kembali kepada Pengadilan yang memanggil melalui DEPLU-RI. Jangka waktu pemanggilan Pihak yang berada di luar negeri menurut keterangan dari Panitera Pengdilan Negeri Jakarta Pusat pada prakteknya adalah selama 3 (tiga) bulan.

Hormat saya,

YSM